Нередко покупатели возвращают продавцу ранее приобретенный товар, требуя назад потраченные деньги. Чтобы оформить возврат денег, продавцу необходимо получить от покупателя соответствующее письменное заявление.
Возврат денежных средств покупателю надо провести по операционной кассе, пробив кассовый чек с признаком расчета – "возврат прихода" (Тег 1054) (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, приказ ФНС России от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229@, письма Минфина России от 20.11.2017 № 03-01-15/76525, от 20.09.2017 № 03-01-15/60738).
Кассовый чек необходимо выдать покупателю (направить в электронной форме). При этом забирать у него первоначальный чек не следует.
Оформлять расходный кассовый ордер в момент выдачи наличных денежных средств покупателю не нужно, ведь денежные средства продавец возвращает из операционной кассы, а не из главной.
После окончания кассовой смены продавец всю на сумму поступивших наличных оформит приходный кассовый ордер, а на сумму возвращенных наличных - расходный кассовый ордер (4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Такой порядок действует независимо от того, когда продавец возвращает наличные денежные средства покупателю – в день покупки или позднее.
Отметим, что акт о возврате денежных сумм по форме КМ-3 (утв. постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132) продавец оформлять не обязан, см. письмо Минфина России от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, направлено письмом ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@.
Если в операционной кассе недостаточно средств
В этом случае продавцу необходимо внести в операционную кассу недостающую сумму из главной кассы на основании РКО.
Далее происходит возврат в обычном порядке – продавец оформляет кассовый чек на возврат.
Покупатель обратился за возвратом денег после окончания смены
Если покупатель обратился за возвратом денежных средств после окончания смены, то продавец может:
- открыть смену, внести денежные средства в операционную кассу, пробить чек на возврат и закрыть смену;
- попросить покупателя обратиться позднее (в пределах установленного законом срока для возврата товара).